5 Feidhmeanna Réitigh Fhaisnéise

Is féidir le deasc tosaigh oifige leighis a bheith ina áit an-ghnóthach. Tá an fhoireann deisce tosaigh riachtanach d'oibríochtaí rianúla na hoifige leighis. De ghnáth is éard atá i bhfoireann na deisce tosaigh fáilteoirí agus / nó cúntóirí míochaine agus ag brath ar mhéid na hoifige liachta is féidir le duine amháin an dá cheann. Dleachtanna cliniciúla leataobh, tá an deasc tosaigh freagrach as cúig dhualgas riaracháin:

1. Fásta othair
2. Freagra agus bainistiú an teileafón
3. Ceapacháin sceidealaithe
4. Cumarsáid idirchlóis
5. Comhfhreagras seachtrach

1 -

Othair Beannachta

Níl an t-othar beannachta díreach faoi na rudaí a deir tú, tá sé chomh maith maidir le conas a idirghníomhaíonn tú le hothair. Tá an deasc tosaigh freagrach as go gcuirfí fáilte roimh othair.

Is é an deasc tosaigh an chéad tuiscint a fhaigheann othar nuair a ghlaonn nó a thugann cuairt ar an gcleachtas leighis. Tá sé tábhachtach go seachadann an deasc tosaigh seirbhís chustaiméara eisceachtúil agus gur léiriú dearfach é an cleachtas míochaine.

Seo bealaí eile d'othair bheannachta:

• Freagraíonn sé ar an bhfón agus é ag cothabháil modh dea-bhéasach, comhsheasmhach ag baint úsáide as gné ceart ar an bhfón
• Coinníonn an limistéar fáiltithe glan agus eagraithe
• Cláraíonn othair nua agus déanann sé nuashonrafaíocht othar atá ann faoi láthair a nuashonrú trí fhaisnéis othar mionsonraithe othar a bhailiú lena n-áirítear faisnéis phearsanta agus airgeadais
• Éascaíonn sé sreabhadh othair trí theacht ar an soláthróir a thagann ó othair, a bheith ar an eolas faoi moilleanna, agus cumarsáid a dhéanamh le hothair agus le foireann chliniciúil
• Freagraíonn sé d'othair, othair ionchasacha, agus fiosrúcháin cuairteoir ar bhealach cúirtéiseach

2 -

Bainistíonn an Teileafón

Cé gur cuid d'othair bheannachta é an fón a fhreagairt ar bhealach cúramach agus comhsheasmhach, ní hé an t-aon dhualgas atá ar fhreagrachtaí teileafóin an deasc tosaigh. Tá sé de dhualgas ar an deasc tosaigh go léir glaonna ag teacht isteach agus glaonna a chur as oifig nuair is gá.

• Glaonna ag teacht isteach: Glaonna isteach atá comhdhéanta de ghlaonna othair, teileamharcóirí, ionadaithe cógaisíochta, lianna eile, agus níos mó. Caithfidh an deasc tosaigh leas a bhaint as an bhfón ceart nuair a bhíonn na teileafón á mbainistiú ag baint úsáide as na scileanna cumarsáide seo: a bheith ina éisteoir gníomhach, go bhfuil dea-mhodhanna fón, glaonna scáileáin, tact a úsáid, ceisteanna a chur, agus rúndacht a choinneáil.
• Glaonna ag dul as oifig: Uaireanta b'fhéidir go gcaithfeadh an deasc tosaigh glaonna a chur ar fáil chun coinne a dhéanamh ar othar a phlé, ceapacháin nó atreoruithe lasmuigh a dhéanamh, nó soláthairtí a ordú. Mar ionadaí de chuid na hoifige leighis, tá sé chomh tábhachtach úsáid a bhaint as leas ceart ar an bhfón.

3 -

Ceapacháin Sceidealúcháin

Tá sceidealú éifeachtach riachtanach le haghaidh taithí den scoth othair agus sruth réidh othar. Úsáideann an chuid is mó de na hoifigí míochaine bogearraí sceidealaithe a dhéanann ceapacháin sceidealaithe simplí agus éasca. Mar sin féin, caithfidh an deasc tosaigh a bheith in ann cealuithe nó aon-seónna a líonadh agus a bheith éifeachtach ag athruithe a chur in iúl sa sceideal d'othair agus do lianna.

4 -

Cumarsáid Interoffice

Tá deasc tosaigh na hoifige liachta cosúil le mol cumarsáide. Téann an chuid is mó de theachtaireacht idir-fhíorais tríd an deasc tosaigh go háirithe nuair a bhaineann sé le cúraimí riaracháin a bhaineann leis an othar.

Tá sé ríthábhachtach faisnéis shoiléir agus gonta is éifeachtaí a chur in iúl. Cibé i meabhrán, i gcumarsáid scríofa, trí ríomhphost ríomhphoist inmheánach, idirghníomhaíocht amháin ar cheann amháin, nó i ngrúpa, tá sé tábhachtach cloí leis an ábhar atá ar láimh agus gan a bheith ag filleadh as an bpointe.

I measc roinnt bunscileanna a theastaíonn le haghaidh cumarsáide éifeachtach idirghabhála tá:

• Etiquette teileafóin
• Seirbhís do chustaiméirí
• Cláir bhunúsacha focal agus barr
• Bainistíocht ama
• Scileanna eagraíochta

5 -

Cumarsáid Sheachtrach

Baineann cumarsáid sheachtrach cumarsáid le díoltóirí, cleachtais dochtúir eile, cuideachtaí árachais, agus gnólachtaí eile. D'fhéadfadh go n-éileodh sé seo glaonna teileafóin a dhéanamh, clóscríobh litreacha gairmiúla, facsáil agus litreacha poist.

Eolas ar nósanna imeachta oifige a fhaightear de ghnáth ó theastas nó céim Associates i gclár gnó lena n-áirítear próisis agus nósanna imeachta riaracháin, próiseáil éilimh, cairteanna othar a ullmhú, agus scileanna ríomhaireachta bunúsacha. Tá scileanna cúnta riaracháin bunúsacha agus ábalta trealamh oifige a oibriú go leordhóthanach tábhachtach le rath na hoifige.